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Personalprozesse optimieren durch Automatisierung des personalwirtschaftlichen Schriftverkehrs

2 Jahre her

Ein ganz wichtiges personalwirtschaftliches Einzelthema kristallisierte sich in der Begleitung unserer Kunden während der Prozess- und Managementberatung relativ schnell als hochgradig kostenintensiv heraus. Nahezu 80 Prozent aller HR-Prozesse münden in einem oder mehreren Schriftstücken in Form von Verträgen, Bescheinigungen, Korrespondenzschreiben oder Formularen!
Bei genauer Betrachtung der dokumentennahen Prozesse stellte man fest, dass es innerhalb von SAP-Systemen für die einzelnen Teilfacetten „Vorlagenverwaltung, Dokumenterstellung und Archivierung“ mit den etablierten Werkzeugen „SAPScript/SmartForms“ und MS Word keine oder nur unzureichende Möglichkeiten zur kontextbezogenen Schriftverkehrsautomatisierung der Prozesse gibt. Zusätzlich ist die Anlage und Bereitstellung von Dokumentenvorlagen eher mangelhaft und weißt Lücken auf. Die Adobe-Funktionalitäten (SAP-Adobe-Integration) liefern im gängigen Schriftverkehr der Personalabteilungen bislang ebenfalls nur eine Teillösung im formularbasierten Prozessdesign.
Für die novamusHR01 ist es deshalb sehr wichtig, ein brauchbares und am Markt langfristig etabliertes Ergänzungsprodukt in den Solution Pool aufzunehmen. Dabei war für uns die Anwenderfreundlichkeit für den Personaler genauso wichtig, wie die für das Ergänzungsprodukt notwendige IT- Infrastruktur, welche sich mühelos in eine vorhandene SAP ERP HCM-Infrastruktur und/oder SuccessFactors einbetten muß.

Nach einer sehr intensiven Marktanalyse fiel unser Augenmerk u. a. auf den Accenture Quick Dokument Builder (AQDB) der Firma Accenture.
Oft spiegeln die Ergebnisse unserer Management- und Prozessberatung folgendes Bild wider:
Wenn es um die Effizienz des Personalmanagements geht, so werden immer schnelle, akkurate und zuverlässige Geschäftsprozesse erwartet – insbesondere auch in der Organisation des Schriftverkehrs mit Mitarbeitern.
Unabhängig davon, ob das Personalwesen dezentral oder zentral organisiert ist, braucht es hohe Flexibilität und Transparenz, um die tägliche Flut von Personalkorrespondenz effizient zu erstellen und zu verarbeiten. Ein Schriftstück muss nach der Erstellung oft eine Vielzahl weiterer Prozesse durchlaufen, bevor es dem Mitarbeiter endgültig zugestellt wird. Dieser Weg ist zeitraubend und muss nicht selten manuell durchgeführt werden. Kapazitäten qualifizierter Personalsachbearbeiter werden für diese wiederkehrenden Routineaufgaben unverhältnismäßig stark gebunden. In einem Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitern kostet die Erstellung von nur zwei individuellen Dokumenten pro Mitarbeiter bei einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von 15 Minuten pro Dokument ungefähr 5.000 Stunden Zeit, die für anspruchsvollere Personalmanagementaufgaben eingesetzt werden könnten.
Der Accenture Quick Document Builder (ADQB) automatisiert die Erstellung und Steuerung von Korrespondenz und Dokumenten, steigert dadurch die Produktivität und Kosteneffizienz von Geschäftsprozessen und unterstützt so Unternehmen auf ihrem Weg zu High Performance.
Der AQDB ermöglicht Anwendern, Vorlagen und Textbausteine unter Nutzung vorhandener Stamm- und Metadaten direkt aus einem SAP ERP HR-System oder/und SuccessFactors heraus zu erstellen, zu verwalten und zu nutzen. Durch die Vereinfachung und Standardisierung des Erstellungsprozesses lassen sich Zeit- und Kosteneinsparungen erzielen, die sich unmittelbar im Ergebnis eines Unternehmens niederschlagen.

Folgendes hat unsere Kunden nach der Implementierung des ADQB überzeugt:

  • Beschleunigung, Automatisierung und Standardisierung der Korrespondenzerstellung und Vorlagenverwaltung
  • hoher Benutzerfreundlichkeit bei der Erstellung und Bearbeitung von Dokumentvorlagen durch die vertraute Microsoft Word-Umgebung
  • sofort einsatzbereite Funktionen mit mehr als 600 vorkonfigurierten Datenfeldern aus SAP ERP HCM- und SAP E-Recruiting-Inhalten
  • Automatisierung und Integration von Daten: Relevante Personaldaten (z. B. Name, Geburtsdatum) werden bei Eingabe der Personalnummer zur Verfügung gestellt.
  • Generierung von Dokumenten über einen sicheren, nachprüfbaren und umfassenden Prozess, einschließlich Historie und Protokoll sowie Einfache, schnell einsatzfähige Dokumentenerstellung: Geringeres Schulungsaufkommen durch Einsatz weit verbreiteter Textverarbeitungssysteme wie Microsoft Word.
  • Reduzierung der Total Cost of Ownership: ADQB läuft auf SAP NetWeaver und ist mit führenden SAP ERP-Systemen oder/und SuccessFactors kompatibel.
  • Out-of-the-box-Funktionalität: Vorkonfigurierte Datenfelder, welche Inhalte aus SAP ERP und SuccessFactors übernehmen, erweiterbar um unternehmensspezifische Datenfelder.
  • Schnelle Implementierung: Vorlagen und Textbausteine werden mit Microsoft Word erstellt. Damit stehen jedem Benutzer Funktionen wie Rechtschreibprüfung und Dokumentenformatierung zur Verfügung. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich.
  • effektives Content Management: Eine zentrale Bibliothek speichert und verwaltet die Vorlagen im SAP-System. Eine standardisierte Archivschnittstelle ermöglicht die langfristige Archivierung auf allen digitalen Personalaktenlösungen
  • Es wird ermöglicht, Daten während der Bearbeitung unmittelbar zu überprüfen, ohne sensible Personaldaten vom System exportieren zu müssen. Die Datensicherheit wird wesentlich erhöht.

Wenn wir Ihr Interesse an einer Produktpräsentation geweckt haben, würden wir uns über eine Terminvereinbarung sehr freuen. Mit einem Fachberater unseres Hauses haben Sie die Gelegenheit im Rahmen einer Websession weitere Einblicke in den Funktionen des AQDB zu erhalten.

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