HR-Dokumente schnell, sicher und flexibel an Mitarbeiter verteilen Gastbeitrag von ABS Team
5 Jahre her
Bescheinigungen und Nachweise wie die Lohnsteuerbescheinigung, müssen pünktlich und inhaltlich korrekt durch die Personalabteilung an Mitarbeiter zugestellt werden. HR-Softwarelösungen können die Erstellung solcher Dokumente bereits deutlich vereinfachen und komplett elektronisch durchführen. Wie steht es aber um die anschließende Verteilung der Dokumente an die Mitarbeiter? Häufig geht es ab diesem Punkt wieder zurück zu traditionellen Vorgehensweisen: Dokumente ausdrucken, kuvertieren, frankieren und anschließend an die Postadresse des Mitarbeiters versenden. Ein teils nicht unerheblicher Zeitverlust zwischen der Erstellung und Zustellung des Dokuments sowie hohe Kosten für Druck und Porto sind bei diesem Verfahren leider inklusive.
Es liegt also nahe, auch die Dokumentenübermittlung elektronisch abzuwickeln. Die Möglichkeit, erhebliche Kosten zu sparen und zusätzlich auch das Zeitfenster zwischen Erstellung und Zustellung zu minimieren überzeugt von der Sinnhaftigkeit einer Prozessumstellung. Wo aber liegen die Hürden für Unternehmen? Nun, zunächst in der simplen Tatsache, dass nach wie vor nicht alle Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens elektronisch adressiert werden können. In Fertigungsbereichen beispielsweise, verfügt nicht jeder Produktionsbeschäftigte über eine geschäftliche E-Mail-Adresse oder einen individuellen Zugang zum unternehmenseigenen HR-IT-System.
Gibt es weitere Alternativen zum kostenintensiven Postversand von Zeitnachweis, Reisekostenabrechnung und Co.? Was gilt es dabei zu beachten?
Schnell und kostengünstig per E-Mail: Beispiel für Dokumentenverteilung im Push-Verfahren
Viele Menschen erledigen Transaktionen in der privaten Kommunikation papierlos per E-Mail. Werden auch HR-Dokumente per E-Mail übermittelt, so können Unternehmen ihren Mitarbeitern ein vertrautes Nutzererlebnis anbieten. Mitarbeiter haben über Smartphone oder PC jederzeit Zugriff auf ihr privates E-Mail-Postfach und somit auf ihre persönlichen HR-Dokumente. Bei Bedarf können die Dokumente vom Arbeitnehmer unmittelbar an einen Dritten, wie z. B. einen Finanzberater oder eine Behörde, weitergeleitet werden. Die Prozessrichtung bleibt jedoch, wie zuvor im Postversand, identisch, denn initial verteilt HR die Dokumente nach wie vor gezielt an den Mitarbeiter. Hohe Kosten für Druck und Porto können hingegen gespart werden.
Eine Anforderung dieses Verfahrens liegt in der Beachtung geltender Datenschutzbestimmungen. Selbstverständlich muss eine gültige Einverständniserklärung des Mitarbeiters zur Verwendung der privaten E-Mail-Adresse vorliegen. Es gilt, angemessene Prozesse zum Erheben und Speichern dieser Daten zu etablieren. Sollte die Zweckbindung zur Speicherung der Einverständniserklärung entfallen, beispielsweise nach Ausscheiden des Mitarbeiters, so muss auch das fristgerechte und spurenlose Löschen der privaten E-Mailadresse gesichert werden. Der digitale Übermittlungsweg darf ebenfalls keine Unsicherheiten bieten. Die Stärke der Datenverschlüsselung ist in diesem Zusammenhang besonders zu beachten. Die Schlüssellänge sollte beim Versand von PDF-Dokumenten über 56-bit liegen. Individuelle Passwörter für jeden Benutzer erhöhen den Schutz zusätzlich.
Abruf-Services für Mitarbeiter als Beispiel für die Dokumentenverteilung im Pull-Verfahren
Ihre Mitarbeiter sollen HR-Dokumente selbstständig abrufen können? Auch für diese Einsatz-Szenarien gibt es Lösungsansätze, sowohl für On-Premise als auch für Cloud Deployments. Sollen Mitarbeiter Self-Services in Unternehmensbereichen ohne individuelle PC-Arbeitsplätze bereitgestellt werden, ist die Bereitstellung geeigneter Hardwarelösungen denkbar. Zentrale PC-Terminals, Kiosk-Systeme oder auch Tablet-Stationen innerhalb des Unternehmens sind etablierte Methoden, um Mitarbeitern Zugang zu ihren Dokumenten zu gewähren. Bei Kiosk-Systemen und Tablets ist jedoch zu beachten, dass die Art und Weise wie der Mitarbeiter mit dem System interagiert, deutlich von der Bedienung eines Client-PCs abweichen kann. Zur Vermeidung von Anwenderfehlern und um die Frequenz der Servicenutzung zu erhöhen, sollte immer an ein geeignetes, auf den individuellen Nutzungskontext angepasstes, Bedienkonzept gedacht werden. Handelt es sich um ein Endgerät mit Gestensteuerung und berührungsempfindlicher Eingabe? Oder gilt es zu beachten, dass die Dateneingabe aufgrund spezifischer Vorortbedingungen nur durch großformatige haptische Tastaturen möglich ist? Die Benutzeroberfläche und der User Flow Ihrer Software-Applikationen müssen auf diese Gegebenheiten eingehen. Gestaltet das Unternehmen eigene Apps für die Servicebereitstellung, so ist der Einsatz der User Centered Design Methodik (UCD) während der Konzeption zu empfehlen. Erkunden Sie zunächst genau, welche Voraussetzungen die Software aus Perspektive der künftigen Endanwender erfüllen muss und setzen Sie dabei auf bewährte Vorgehensweisen wie kontextuelle Interviews, Beobachtungen und Fokusgruppen.
Wird die standardisierte Lösung eines Herstellers beschafft, sollte die Bewertung der Gebrauchstauglichkeit (Usability) für die späteren Endanwender als Kriterium in die Wirtschaftlichkeitsentscheidung einbezogen werden. Im Optimalfall lassen Sie eine Demo-Version des Produktes oder einen eigenen Prototyp direkt von einigen künftigen Endanwendern testen und messen die Zufriedenheit über einen kurzen Fragebogen. Sie gewinnen mit dieser Methode einen wichtigen Indikator für die Beschaffungsentscheidung.
Self-Service-Angebote erleichtern die Prozess-Administration. Denn im Unterschied zu den vorab beschriebenen Push-Verfahren (private E-Mail und Postversand) entfällt die Erhebung, Speicherung, Aktualisierung und DSGVO-konforme Löschung privater E-Mail-Adressen. Mitarbeiter erhalten vom Unternehmen individuelle Zugangsdaten. Je nach gewünschter Ausprägung der Self-Service Features, können die Nutzer selbst bestimmen, ob ein Beleg zusätzlich per E-Mail verschickt oder ausgedruckt werden soll.
Greifen mehrere Personen auf ein gemeinsames System, bspw. ein Kiosk-Terminal, zu? Zusätzliche dokumentenbezogene Passwörter sind sinnvolle Sicherheitsfeatures und verhindern, dass Mitarbeiter Einsicht in die hochsensiblen, personenbezogenen Inhalte der HR-Belege Dritter bekommen. Sollten die Log-In-Daten tatsächlich missbräuchlich von Dritten genutzt werden, so ist wenigstens die Einsicht in die Dokumenteninhalte auf diesem Wege nicht möglich. Mit der Umsetzung eines Inaktivitäts-Timeouts lässt sich der Diskretionsschutz zusätzlich erhöhen. Die Anwendung schließt automatisch, sollte der Mitarbeiter längere Zeit keine Interaktion mit dem System durchgeführt haben. Eine wichtige Empfehlung bei der Wahl des richtigen Tools: Der Zeitpunkt, ab welchem die Sperre eingreift, sollte sich immer an Ihren betriebseigenen Datenschutzbestimmungen anpassen lassen.
Kommt für Ihre Anforderungen auch die Datenspeicherung in einer Cloud-Instanz als Alternative in Frage? Diese Form der Dokumentenverteilung ermöglicht auch den Datenabruf außerhalb des Unternehmens, potentiell von jedem Ort mit Internetverbindung aus. Um Einsicht in die persönlichen Dokumente zu erhalten, sind nur die persönlichen Zugangsdaten und die Web-Adresse des Cloud-Speichers vorzuhalten. Bei den Endgeräten kann unter Umständen die technische Leistungsfähigkeit der Hardware oder der Aktualisierungsgrad des Betriebssystems limitierend wirken. Notwendige Systemvoraussetzungen bzw. die Kompatibilitätseigenschaften für die Anwender-Endgeräte sollten daher vorab sorgsam geprüft werden. Ein wirtschaftlicher Vorteil bei der Nutzung des Cloud-Ansatzes ist, dass zusätzliche Investitionen in die Beschaffung und den Betrieb technischer Infrastrukturen im Unternehmen entfallen. Eine besondere Strenge bei der Beurteilung der Sicherheitsvorkehrungen von Cloud-Anbietern ist dennoch empfehlenswert, schließlich geben Sie eine große Menge sensibler Daten „außer Haus“. Die Datenschutzvorgaben der EU-DSGVO tragen dazu bei, dass Anbieter von Cloud-Services mit maximaler Transparenz über die Art und Weise ihrer Datenverarbeitung informieren und der komplette Zyklus der Datenhaltung inklusive Back-Ups zunehmend innerhalb der EU-Mitgliedstaaten stattfindet. Als Kunde sollten Sie zudem prüfen, wie der Cloud-Anbieter mit dem Thema Incident Management umgeht. Welche Servicezeiten werden Ihnen bei Performance-Schwächen und Fehlern angeboten? Fallen wartungsbedingte Downtimes an, bzw. werden diese frühzeitig kommuniziert? Haben Sie Zugriff auf Support-Ansprechpartner? Neben den Aussagen zur Sicherheit Ihrer Daten sind die Qualität der Kundenkommunikation sowie Umfang und Personalisierung des Support-Angebots geeignete Parameter um die Güte eines Dienstleistungspartners zu beurteilen.
Digitales Output Management für alle Nutzergruppen
Kosteneinsparung im Bereich der HR-Dokumentenverteilung bedeutet, den Weg der Papierpost möglichst konsequent durch elektronische Alternativen abzulösen. Der Papierweg, sofern er denn ausnahmsweise noch einmal benötigt wird, sollte jedoch trotzdem innerhalb derselben Systemumgebung protokolliert und abgewickelt werden können. Die Softwarelösung, die Sie bei diesem Vorhaben unterstützt, sollte alle beschriebenen Distributionskanäle bedienen können:
A) Push-Verfahren digital: Verteilung per E-Mail (geschäftliche Adresse und/oder privat)
B) Push-Verfahren analog: Druck, Kuvertierung und Versand in Einzelfällen
C) Pull-Verfahren intern: Verteilung über Mitarbeiter Self-Service am unternehmenseigenen Rechner (On-Premise oder Cloud)
D) Pull-Verfahren mobil: Verteilung über individuelle Zugangsdaten von beliebigen Endgeräten (Cloud-Ansatz)
ABS Team stellt mit dem Produkt ABS Team Digitales Output Management (DOM) eine Lösung für die Dokumentenverteilung aus SAP HCM bereit, die alle beschriebenen Verteilungswege (Push und Pull) unterstützt und Kunden durch kurze Implementierungszeit sowie hohe Flexibilität überzeugt:
- Mobiler Datenzugriff, auch als Cloud-Service auf der SAP HANA Cloud Platform
- Anwenderfreundliche SAP Fiori-Apps und auch Web Dynpro ABAP-Services
- flexibles Framework zur Einbindung unternehmenseigener Formulare (bspw. durch Anhang von Beiblättern und Corporate Design Anpassungen)
- PDF-Versand mit Verschlüsselungstiefe 256-bit AES und einem persönlichen Dokumenten-Passwort.