Wichtige Umstellung: PKV ELStAM ab Dezember 2025

Mit der Aufnahme der Daten zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung in das ELStAM-Verfahren sollen die bisher notwendigen Papierbescheinigungen im Prozess zur Erlangung eines steuerfreien Arbeitgeberzuschusses und der Berücksichtigung der Vorsorgepauschale bei der Lohnsteuerberechnung entfallen.

1. Technische Implementierung des Verfahrens in SAP

Zwingend vor dem 11. November bzw. 1. Dezember durchzuführende Schritte im SAP-System sind:

• Technische Kommunikation: Aufgrund einer technischen Änderung der Schnittstelle zum 11. November 2025 ist der Einsatz von ELSTER ERiC Version 42 zwingende Voraussetzung. Weitere Informationen entnehmen Sie den SAP-Hinweisen 3602560 - LStA, LStB, ELStAM: Neue ELSTER ERiC-Version 42 und 3626200.

• ELStAM-PKV: Schnittstellenänderung aufgrund der Aufnahme der PKV-Daten im HR-System zum 11. November 2025.
  Die Anpassungen im HR-System und auf der Middleware sind zwingend vor dem 11. November 2025 vorzunehmen.

• Customizing im HR-System: In der Teilapplikation ELStAM: Meldungen für Privatversicherte (E2PV) sind zwingend ein Institut für die Kranken- und die Pflegeversicherung zu pflegen. Ein Eintrag ist notwendig, da über ELStAM nur Beiträge dem Arbeitgeber geliefert werden.
  Für die Übernahme der Daten in den Infotyp SV-Zusatzvers. D (0079) wird ein Institutsname benötigt, da das Institut ein Pflichtfeld im Infotyp ist. Ab dem 1. August prüft der Report ELStAM: XML-Daten in ELStAM-Tabelle übernehmen (RPCE2SD0_IN), ob der Eintrag vorhanden ist und dort Felder für das (Dummy-)Institut gefüllt sind.
  Ist dies nicht der Fall, wird im Protokoll die Warnmeldung Institute für PKV-Daten in V_T596M Teilappl. E2PV / nicht gepflegt (HRPAYDEE2(359)) ausgegeben.
  Ab dem 1. Dezember 2025 kommt es bei der Verarbeitung von PKV-Daten zu einer Fehlermeldung, falls über die Teilapplikation kein Institut ermittelt werden kann.

Insgesamt zu berücksichtigende Hinweise sind:
3424759 - Datenvernichtung bei Mutterschutz und Beschäftigungsverbot
3557442 - ELStAM-PKV: HR Renewal/Webdynpro/MashUp - Internal Server Error beim Anlegen eines IT0079-Datensatzes
3562430 - eAU: Meldungen in der Datensatzversion ab 01.01.2025 werden nicht vernichtet
3567411 - ELStAM-PKV: Vernichtung von personenbezogenen Meldedaten
3583272 - ELStAM-PKV: Vorabauslieferung - Erweiterung Customizing zur Steuerung der Aktualisierung des Infotyps 0079 bei mehreren Zeilen
3589114 - ELStAM-PKV: Korrekturen zum Prozess und Anpassungen des Customizings der Teilapplikation E2PV
3595497 - SV-Meldeverfahren: Personalnummern mit Statusänderungen in Sachbearbeiterliste nicht verfügbar
3629896 - Vorausgesetzte Objekte für SAP-Hinweis 3589114
3634502 - ELStAM-PKV: Anpassungen der Prüfung auf korrektes Customizing der Teilapplikation E2PV
3655352 - ELStAM-PKV: Kleinere Korrekturen in den Reports RPCE2SD0_IN und RP_PAYDE_E2_PKV_PROCESS_NOTIFS
3638778 - Vorankündigung Jahreswechsel 2025/2026 Deutschland
3640902 - ELStAM-PKV: Fehler beim Öffnen von XML-Dateien mit Beitragsdaten aus dem Hinweis 3612861 in einem Browser
3626200 - ELStAM-PKV: Schnittstellenänderung aufgrund der Aufnahme der PKV-Daten im HR-System zum 11. November 2025
3612861 - ELStAM-PKV: Testmöglichkeiten für die Daten zur privaten Kranken- u. Pflegeversicherung (PKV)
3559796 - ELStAM: Abkündigung von Sammellieferungen (nur noch ein Arbeitgeberblock pro Datenübermittlung)
3553726 - ELStAM-PKV: Falsches Dynpro bei der Pflege des Personalbereichs Berichtswesen (V_T596M) und Laufzeitfehler im Infotyp SV-Zusatzvers. D (0079) bei Kundeninclude

2. Fachlicher Hintergrund

Zum 01.01.2026 werden Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung (PKV) in das ELStAM-Verfahren integriert (§ 39 Abs. 4 Nr. 4 EStG).

Zeitplan:
• Erstmalige Bereitstellung der PKV-Daten mit der Monatsliste November 2025 (Anfang Dezember).
• Gültigkeit der Daten ab 01.01.2026.
• Bei An- oder Ummeldungen erfolgt die Lieferung für 2026 bereits ab 01.12.2025.
Inhalt der gelieferten Daten (je Besteuerungsjahr):
• Gültig ab/bis (Anwendungszeitraum)
• KVZuschuss / KVVorsorge – monatliche Beiträge zur privaten Krankenversicherung
• PVZuschuss / PVVorsorge – monatliche Beiträge zur privaten Pflegepflichtversicherung
→ Es können Daten für bis zu drei Jahre geliefert werden (Vorjahr, aktuelles Jahr, Folgejahr).
Zuordnung der Daten:
• Zuschüsse werden grundsätzlich der versicherten Person zugeordnet.
• Ist dies nicht möglich, erfolgt die Zuordnung zum Versicherungsnehmer (Ehe-/Lebenspartner oder Eltern-Kind-Beziehung).
• Bei mehreren Beschäftigungsverhältnissen werden die Daten allen Arbeitgebern bereitgestellt.
• Vorsorgeaufwendungen werden dem Versicherungsnehmer zugeordnet und nur für das Hauptarbeitsverhältnis übermittelt.
Besonderheiten:
• Ausländische Versicherer sind nicht am Verfahren beteiligt.
• Freibeträge für Vorsorgeaufwendungen müssen beim Finanzamt beantragt werden.
• Übergangsregelung: Für zwei Jahre können noch Ersatzbescheinigungen berücksichtigt werden.
• Widerspruch: Bei Widerspruch gegen die Datenübermittlung dürfen Papierbescheinigungen nicht mehr verwendet werden.
Umsetzung in SAP:
• Datenabruf über ELStAM-Monatsliste (RPCE2AD0_IN) und Verarbeitung (RPCE2SD0_IN).
• Zusätzlich zum Report für IT0012 (RPCE2VD0_IN) wird für die Verarbeitung der PKV-Daten der neue Report RP_PAYDE_E2_PKV_PROCESS_NOTIFS (Transaktion HRPAYDEE2PKV_LIST) verwendet.
• Datenübernahme in Infotyp 0079 (Zusatzvers. D).
• Prüfpunkte: SV-Attribut „Private KV (20)“, Beitragsgruppenschlüssel sowie mögliche Mehrfachzeilen im IT0079.

Empfehlung:
Vor dem Start des Verfahrens sollten folgende Stammdaten privatversicherter Mitarbeitender geprüft werden:
• Ist der richtige Beitragsgruppenschlüssel und das SV-Attribut 20 (Ausnahme: Beamte) gepflegt?
• Sind die Felder Selbstzahler, Beitragsaufteilung und Sonderregel Zusatzversicherung im IT0079 korrekt?
• Wir empfehlen eine Abstimmung mit der technischen Umsetzung in SAP, ob die aktuellen Sätze im IT0079 zum 31.12.2025 abzugrenzen sind (abhängig vom Customizing).