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Time is money oder: wie Sie von einer guten Zeitwirtschaft profitieren

9 Monate her

Oft ist sie nur eine notwendige Begleiterscheinung der Personalabrechnung: die Personalzeitwirtschaft. Unserer Meinung nach wird ihr zu wenig Beachtung geschenkt. Dabei kann eine clever implementierte und sinnvoll ausgerichtete Zeitwirtschaft so viel mehr sein, als nur das Stempeln von Arbeitszeiten.

Hört man sich um, so assoziieren viele Menschen die Zeitwirtschaft erstmals mit dem Erfassen oder Nachverfolgen von Arbeitszeiten. Hierbei wird zwischen einer Positivzeitwirtschaft und einer Negativzeitwirtschaft unterschieden. Bei der Positivzeitwirtschaft ist die minutengenaue Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit auch Hauptbestandteil. Die Negativzeitwirtschaft erfasst lediglich die Abwesenheiten.

Dennoch sind weitere Themenbereiche bei der Zeitwirtschaft von Bedeutung. Hierzu zählen unter anderem:

  • Berechnung von Mehrarbeit und Zuschlägen, die im Optimalfall (je nach Schnittstelle) in die Personalabrechnung übergeleitet werden
  • Abbildung der gesetzlichen Vorgaben (Arbeitszeitgesetz) und – wenn vorhanden – Abbildung der zeitwirtschaftlich relevanten Themen der Betriebsvereinbarung
  • Abbildung der Einigungen aus Tarifverträgen
  • Nutzung der Zeitwirtschaft zur Steuerungsfunktion in der Personaleinsatzplanung
  • Kontrollmechanismus zur Überprüfung der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben, Tarifverträge und der Betriebsvereinbarung
  • Reportingfunktionen
  • Abbildung der Unternehmenskultur hinsichtlich der (flexiblen) Arbeitszeitmodelle

Ab wann lohnt sich ein Zeitwirtschaftssystem für mein Unternehmen?

Oftmals stellt sich die Frage, ab welcher Unternehmensgröße sich ein solches Zeitwirtschaftssystem lohnt. Dies ist nicht so leicht zu beantworten. Eine Positivzeitwirtschaft wird z.B. bei Lohnempfängern, Schichtarbeitern oder Branchen, die eine 7-Tage-Woche haben relevant. Die Negativzeitwirtschaft findet sich eher im kaufmännischen Bereich. Eine klare Abgrenzung auf Firmengröße oder Branche gibt es jedoch nicht.

Wie so oft kommt es hierbei jedoch auf die Anforderungen an, weshalb man pauschal keine eindeutige Antwort geben kann. Viele Prozesse innerhalb der HR-Landschaft können standardisiert und automatisiert gesteuert werden, sodass sich hier bereits eine genaue Überprüfung lohnt, inwieweit eine solche Umsetzung Vorteile in der täglichen Arbeit bringt und dadurch mehr Zeit für aktuellere HR-Themen bleibt.

Solche digitalisierten Standardprozesse liegen beispielweise in

  • der Verbuchung und Überprüfung der Kommen/Gehen Buchungen
  • der Pausenbewertung
  • oder der Berechnung von Zuschlägen

Wichtig hierbei ist aber immer die Beachtung und Einhaltung der gesetzlichen und tarifllichen Anforderungen sowie (falls vorhanden) den Betriebsvereinbarungen. Auch eine regelmäßige Überprüfung aktueller Gerichtsurteile im Hinblick auf die Arbeitszeitgestaltung macht durchaus Sinn, damit ihr Zeitwirtschaftssystem stets up to date ist.

Wie Sie sehen sind die Möglichkeiten der Umsetzung der Zeitwirtschaft vielfältig – von keiner Zeitwirtschaft, über die Negativzeitwirtschaft bis hin zur Positivzeitwirtschaft. Wir empfehlen vor Projektbeginn möglichst eine genaue Prozess- und Bedarfsanalyse, die auch gerne so von unseren Kunden angenommen wird. Auch ist ein Anbietervergleich unserer Erfahrung nach in diesem Zuge in Betracht zu ziehen, um das wirklich bestmöglich passende Produkt für die Unternehmensbedürfnisse und -prozesse zu finden.

Hierbei lassen sich auch die (kritischen) Erfolgsfaktoren des Projektes identifizieren, um diese bei der Implementierung bestmöglich im Auge zu behalten.

Sollte mehr Vertrauen in die Vertrauensarbeitszeit gesetzt werden?

Die Vertrauensarbeitszeit ist ein gutes Mittel, um den Mitarbeitenden größtmögliche Flexibilität der Arbeitszeitgestaltung zu bieten – allerdings birgt sie auch Gefahren:
Sind Aufgaben bzw. der Workload nicht haltbar, tendieren viele Mitarbeiter zu Mehrarbeit mit dem Risiko, dass keine oder nur wenig Ausgleichsmöglichkeiten gegeben sind (zum Beispiel durch Freizeit oder einen vertraglich festgelegten monetären Ausgleich). Dennoch gibt es heutzutage viel mehr Gestaltungsmöglichkeiten als das Klassische „nine to five“ – sofern es mit den betrieblichen Vorgaben vereinbar ist.
Trotz Vertrauensarbeitszeit ist es wichtig, auf die gesetzlich geregelte Nachweispflicht der Arbeitszeiten nach Arbeitszeitgesetz zu achten. Auch hier würde es sich anbieten, den Gesamtprozess zu betrachten, um den bestmöglichen Workflow anhand der Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeitenden zu generieren. Die Auswahl und Möglichkeiten sind vielfältig – von klassischen Zetteln bis zur Unterstützung der Arbeitszeiterfassung durch Mobile Devices sind den Entscheidenden keine Grenzen gesetzt.


Die Trends der nächsten Jahre lassen auch die Zeitwirtschaft nicht in Ruhe

Der Fokus geht klar zu vermehrter Digitalisierung und Automatisierung von Standardprozessen, die User Experience soll durch entsprechende, vorangesetzte Interfaces verbessert werden, sodass auch die Benutzerzufriedenheit gestärkt wird. Auch hybride Modelle oder Veränderungen prozessualer Natur müssen zukünftig in der Zeitwirtschaft umgesetzt werden können. Als viel erwähnte Beispiele lassen sich hier die Altersteilzeit sowie das Recht auf Home Office heranziehen, welches in der Corona-Pandemie schon viel in den Medien diskutiert wurde, allerdings noch auf die Rechtsgrundlage des Arbeitsministers wartet.