Einführung der Aktivrente ab 2026 - Fachliche und technische Umsetzung in SAP HCM

Konkret können Einnahmen aus nichtselbständiger Arbeit bis zu einer Höhe von 24.000 Euro jährlich beziehungsweise maximal 2.000 Euro monatlich steuerfrei gewährt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass die Beschäftigung nach Erreichen der Regelaltersgrenze fortgeführt wird und es sich um beitragspflichtige Einnahmen handelt. Die Sozialversicherungspflicht bleibt dabei ausdrücklich bestehen, sodass lediglich eine steuerliche Entlastung erfolgt.

Entscheidend für die korrekte Anwendung ist der Zeitpunkt der Leistungserbringung. Die Steuerfreistellung greift ausschließlich für Entgeltbestandteile, die für Tätigkeiten ab dem Monat nach Erreichen der Regelaltersgrenze gezahlt werden. Diese zeitliche Abgrenzung ist insbesondere in der Entgeltabrechnung von zentraler Bedeutung, da sie unmittelbaren Einfluss auf die steuerliche Behandlung einzelner Entgeltbestandteile hat.

Steuerliche Behandlung und Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung

Die Umsetzung der Aktivrente erfolgt im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens und ist durch den Arbeitgeber zwingend zu berücksichtigen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Technisch wirkt sich die Steuerfreistellung direkt auf die Bemessungsgrundlage der Lohnsteuer aus.

Dabei wird zunächst das laufende Steuerbrutto reduziert. Erst wenn dieses ausgeschöpft ist, erfolgt eine Minderung des sonstigen Bezugs. Diese Systematik hat nicht nur Auswirkungen auf die laufende Lohnsteuerberechnung, sondern auch auf nachgelagerte Prozesse wie die Jahreshochrechnung oder die korrekte Progressionsermittlung.

Besondere Aufmerksamkeit erfordert der Umgang mit Einmalzahlungen oder Nachzahlungen aus Zeiträumen vor Eintritt in die Aktivrente. Diese dürfen nicht automatisch in die Steuerfreistellung einbezogen werden. Eine saubere Abgrenzung ist hier zwingend erforderlich, um fehlerhafte steuerliche Begünstigungen zu vermeiden.

Abgrenzung und Sonderfälle

Nicht alle Personengruppen profitieren von der Aktivrente. Insbesondere Betriebsrentner sind von der Regelung ausgeschlossen. In SAP HCM erfolgt diese Abgrenzung systemseitig über das Rentenversicherungskennzeichen im Infotyp Sozialversicherung. Liegt keine Versicherungspflicht vor, wird die Aktivrente automatisch nicht berücksichtigt.

Ein weiterer Sonderfall betrifft Arbeitnehmer in Steuerklasse VI. Hier ist die steuerfreie Berücksichtigung nur zulässig, wenn der Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitgeber bestätigt, dass die Steuerfreistellung nicht bereits in einem anderen Beschäftigungsverhältnis in Anspruch genommen wird. Diese Konstellation erfordert in der Praxis eine zusätzliche manuelle Prüfung und entsprechende Dokumentation.

Technische Umsetzung in SAP HCM

Die Abbildung der Aktivrente in SAP HCM erfolgt nicht über eine rein automatische Systemaktualisierung, sondern wird durch die Implementierung mehrerer SAP-Hinweise bereitgestellt. Dies bedeutet, es sind neben der technischen Einspielung auch zwingend manuelle Anpassungen im System erforderlich.

Im Customizing sind insbesondere neue Lohnarten anzulegen sowie bestehende Verarbeitungsklassen und Kumulationen anzupassen. Darüber hinaus müssen kundeneigene Abrechnungsschemen und Regeln überprüft und gegebenenfalls angepasst werden, da individuelle Modifikationen die Standardlogik beeinflussen können.

Auch im Bereich der Stammdaten ergeben sich Erweiterungen. Im Infotyp Steuerdaten wird ein neuer Abschnitt zur Kennzeichnung der Aktivrente eingeführt, über den Beginn und Anwendung der Steuerfreistellung gesteuert werden können. Dies ermöglicht insbesondere in Sonderfällen eine gezielte manuelle Steuerung.

Für die korrekte Behandlung von Nachzahlungen oder sonstigen Bezügen aus Vorperioden ist zusätzlich eine Steuerung über ergänzende Zahlungen erforderlich. Hier können entsprechende Entgeltbestandteile gezielt von der Steuerfreistellung ausgeschlossen werden.

Die entsprechenden SAP Hinweise sind wie folgt:

FAQ: https://me.sap.com/notes/3710538/D
Info mit weiteren SAP Notes: https://me.sap.com/notes/3676783/D

• 3669507 - Aktivrente: Auslieferung der Funktionalität
• 3711333 - Aktivrente: Entgeltnachweis
• 3711362 - Aktivrente: Lohnkonto
• 3704500 - Aktivrente: Ausweisung der Steuerfreistellung in der Lohnsteuerbescheinigung für 2026

Auswirkungen auf Bescheinigungen und Folgeprozesse

Die Einführung der Aktivrente hat nicht nur Auswirkungen auf die eigentliche Entgeltabrechnung, sondern auch auf sämtliche Folgeprozesse und Ausgabemedien. So ist die steuerfreie Komponente künftig gesondert in der Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen. Entsprechende Anpassungen sind daher zwingend erforderlich.

Auch der Entgeltnachweis sowie das Lohnkonto müssen erweitert werden, um die steuerfreien Beträge transparent darzustellen. Dies betrifft sowohl die technischen Grundlagen als auch die konkrete Ausgestaltung der Formulare, beispielsweise in Smart Forms oder Adobe Forms.

Herausforderungen und Projektrisiken

Aus fachlicher Sicht ist die Regelung zur Aktivrente klar strukturiert. In der praktischen Umsetzung zeigt sich jedoch, dass insbesondere die Integration in bestehende SAP HCM Landschaften mit erhöhtem Aufwand verbunden ist.

Ein wesentliches Risiko liegt in kundeneigenen Anpassungen der Abrechnungsschemen, die mit der neuen Logik in Konflikt geraten können. Ebenso kritisch sind fehlerhafte zeitliche Abgrenzungen, insbesondere im Zusammenhang mit Einmalzahlungen oder dem exakten Beginn der Aktivrente.

Weitere typische Problemfelder sind eine unzureichende Berücksichtigung von Sonderfällen, wie etwa Steuerklasse VI, sowie unvollständige Anpassungen in Bescheinigungen und Formularen. Diese führen häufig erst im Nachgang zu Inkonsistenzen, die mit erhöhtem Korrekturaufwand verbunden sind.

Fazit

Die Aktivrente stellt eine steuerlich attraktive Möglichkeit dar, die Weiterbeschäftigung von Arbeitnehmern im Rentenalter zu fördern. Für die Entgeltabrechnung und insbesondere für SAP HCM bedeutet ihre Einführung jedoch eine tiefgreifende Anpassung bestehender Prozesse und Systemlogiken.

Da keine vollständig automatisierte Lösung bereitgestellt wird, ist eine sorgfältige Umsetzung unter Berücksichtigung aller fachlichen und technischen Aspekte unerlässlich. Nur durch eine ganzheitliche Betrachtung – von der Abrechnung über die Stammdaten bis hin zu den Bescheinigungen – kann eine korrekte und rechtssichere Anwendung gewährleistet werden.