Smart & Automatisiert: Dokumentenerzeugung in SAP HCM und SuccessFactors

Stellen Sie sich vor: Eine Gehaltsanpassung wird im System gepflegt – und im selben Moment liegt das fertige Bestätigungsschreiben fehlerfrei im Postfach.
Ohne Kopieren, ohne Text- und Formatierungs-Chaos.

Genau das leistet die ereignisgesteuerte Dokumentengenerierung in SAP HCM und SAP SuccessFactors.
Ob Einstellung, Beförderung oder das 10-jährige Jubiläum: Dokumente entstehen nicht mehr durch manuellen Aufwand, sondern automatisch als Folge eines HR-Ereignisses.

Der Trigger macht den Unterschied

Zusammen mit unserem Partner Accenture verwandeln wir Ihre HR-Prozesse in einen fließenden Workflow:

Vollautomatisch statt manuell: Sobald ein Ereignis im System erfasst wird, ziehen sich die Tools AQDB* (für SAP ECC/H4S4) oder ADC** (für SuccessFactors) die relevanten Personaldaten automatisch über die Personalnummer.

Intelligente Vorlagen: Vordefinierte Templates sorgen dafür, dass jedes Dokument sofort im richtigen Branding und mit den korrekten Textbausteinen vorliegt – ganz ohne Programmierung.
Nahtlose Kette: Vom Ereignis über die KI-gestützte Texterstellung und die digitale Signatur (DocuSign/Adobe Sign) bis hin zur automatischen Ablage in der digitalen Personalakte – der Prozess läuft von A bis Z von allein.

Warum sich der Wechsel auf „automatisch“ lohnt:

1. Fehlerquote Null: Manuelle Übertragungsfehler gehören der Vergangenheit an.
2. Maximale Skalierbarkeit: Egal ob 10 oder 1.000 Dokumente – der Aufwand bleibt gleich gering.
3. Höchste Konsistenz: Einheitliche Qualität bei jedem einzelnen Schriftstück.

Die folgenden Szenarien (exemplarisch) können problemlos abgebildet werden:

Schreiben an Mitarbeiter
Arbeitsverträge, Anstellungsbescheinigungen, Beförderungsschreiben, Bonusmitteilungen, Entsendungsschreiben, Bonusschreiben, Versetzungsschreiben, Kündigungen, variable Vergütung, Talent Profile usw.
Schreiben für Recruiting
Angebotsschreiben, Arbeitsverträge, Absageschreiben, Willkommensschreiben usw.
Schreiben für Onboarding
Arbeitsverträge, Bestätigung vor der Einstellung, Onboarding Checkliste inkl. Beantragen von IT-Geräten oder Orientierungsschritte.
Massenkommunikation an z.B. Geschäftsbereiche, bestimmte Standorte oder alle Mitarbeiter; Beurteilungsbriefe, jährliche Aktionärsschreiben, Jubiläumsschreiben, Stellenbeschreibungen

Zeit für den Autopiloten im HR?

Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wie weit wir die Automatisierung in Ihrem HR-Bereich treiben können. Wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie aus starren Prozessen einen dynamischen, ereignisgesteuerten Workflow machen. Ein kurzes E-Mail an Thomas Schmidgall via t.schmidgall@novamushr01.com genügt.

AQDB* = Accenture Quick Document Builder - Auf Youtube erklärt
ADC** = Accenture Documet Composer - Auf Youtube erklärt