Statusbericht zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) Eine Standortbestimmung

7 Monate her

Zum 01.01.2023 wird die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für gesetzlich Versicherte verpflichtend. Viele Softwareanbieter und Unternehmen sind derzeit dabei in Pilotprojekten die Vorgaben umzusetzen und stoßen dabei auf die alltäglichen Themen und Herausforderungen aus der Praxis. Im Rahmen der Fachbereichsmeetings der deutschsprachigen SAP Anwendergruppe (DSAG) wurden die Erfahrungen von Pilotkunden besprochen.

Der Prozess hinter der eAU ist schnell erklärt und auf den ersten Blick logisch:

Schritt 1

Die Mitarbeitenden gehen zum Arzt. Dieser stellt eine Arbeitsunfähigkeit fest und...

Schritt 2

...gibt diese Info elektronisch an die Krankenkasse weiter (Schritt 2).

Paralleler Schritt 2

Der/die Mitarbeitende meldet dem Unternehmen die Arbeitsunfähigkeit formlos per Telefon, ESS, Post oder E-Mail.

Schritt 3

Das System prüft die Übereinstimmung, indem es sich die Informationen von den Krankenkassen holt und mit den im System hinterlegten Werten vergleicht.
Sind die Werte identisch, ist alles gut. Stößt das System auf einen ungleichen Zustand, ist eine manuelle Prüfung notwendig.

Pilotkunden, die mit SAP arbeiten, haben über Ihre Erfahrungen mit der Lösung berichtet. Der digitale Teil des Prozesses läuft mittlerweile stabil. Bei SAP wurden im April bereits entsprechende Hinweise zur Verfügung gestellt. Bei anderen Softwareherstellern verhält es sich ähnlich.

Es ist die manuelle Komponente des Prozesses, der den Prüfungsaufwand noch hochhält. Im Moment sind noch nicht alle Arztpraxen an das System angeschlossen. D.h. es entsteht der Fall, dass von den Mitarbeitenden die Information „Krank mit Attest“ kommt, die zuständige Krankenkasse dies aber nicht bestätigen kann, da von der Arztpraxis die Information fehlt. Derzeit ist dies einfach nachzuweisen, da es die papierbasierte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, der berühmte gelbe Schein, noch gibt. Ab Januar 2023 fällt dieser jedoch weg.

Auch wenn der/die Mitarbeitende freiwillig früher als vom Arzt durch die AU freigestellt, wieder zur Arbeit erscheint, wirft die Prüfung eine Differenz aus, da die Krankenkasse nur den vom Arzt übermittelten Termin kennen kann.

Des Weiteren ist die Prozesskette von den Mitarbeitenden bis hin zur Eingabe im System zu betrachten. Im Fall von Employee Self Services ist dies einfach, sobald dies aber telefonisch oder per Post/E-Mail erfolgt, ist z.B. auch der Datenschutz wichtig. Bei wem geht die Meldung ein (Fachbereichsleiter, HR-Sachbearbeiter etc.) und wie kommt diese datenschutzkonform zum Zeitbeauftragten, der den Eintrag im System erzeugt? Wie und wann wird der direkte Vorgesetzte über die Krankmeldung informiert, wenn dieser nicht die erste Kontaktperson ist?

Insgesamt ist hinsichtlich aller prozessualen Aspekte mit einem erhöhten Abstimmungsbedarf zwischen Mitarbeitenden, Ärzten und dem HR-Fachbereich zu rechnen. Gerne begleiten wir Sie bei der frühzeitigen Auseinandersetzung mit dem papierlosen Prozess.

Es wurde auch festgestellt, dass derzeit die Datenqualität, die von Seiten der Krankenkassen geliefert wird, noch unzureichend ist. Teilweise liegen keine oder (im Vergleich mit der vorliegenden AU-Bescheinigung der Mitarbeitenden) falsche AU-Meldungen bei den Krankenkassen vor.

Ein Pilotkunde berichtete, dass derzeit 65% der AU-Meldungen noch überprüft werden müssen. Das heißt allerdings auch, dass 35% bereits ohne Zutun eines Sachbearbeiters korrekt laufen.

Fazit:

Wenn Sie Ihr eAU-Projekt starten, betrachten Sie die internen Prozesse und berücksichtigen Sie den Datenschutz. Die Anbindung an die Krankenkassen und der technische Austausch der Daten ist die geringste Anforderung. Auch auf „Lieferantenseite“ – bei den Krankenkassen und der Ärzteschaft - sind noch Wege zu gehen, um die Datenqualität für einen künftig rein digital abzuwickelnden Prozess zu steigern. Das Team der novamusHR01 GmbH steht Ihnen beim Prozessdesign gerne zur Verfügung.