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Die Digitale Personalakte in der modernen Arbeitswelt

2 Wochen her

In Zeiten des digitalen Wandels müssen alle Unternehmensbereiche ihre Innovationsbereitschaft unter Beweis stellen. Auch der Druck auf die Personalabteilungen, sich dem digitalen Wandel gegenüber zu öffnen und damit als Wegbereiter der Digitalisierung im Unternehmen zu fungieren, wird immer größer. Die Digitalisierung in der Personalabteilung bedeutet, das Papier langfristig aus dem Büro zu verbannen. Als Startpunkt bietet sich dafür die digitale Personalakte an. Die Digitalisierung dient dabei als Werkzeug für effizientere und transparentere Personalarbeit und verwandelt komplexes Dokumentenmanagement, in clevere, abteilungsübergreifende Prozesse.

Durch die Digitalisierung verändern sich Arbeitsstrukturen und Arbeitsweisen in vielen Unternehmen. Sie gibt der HR-Abteilung die Chance, aus ihrer Rolle der Prozessausführer zu entfliehen und sich langfristig von administrativen Aufgaben zu befreien. Damit konzentrieren sich die HRler stärker auf strategische Aufgaben und werden nicht mehr länger durch tägliche Routinearbeiten blockiert. Als Prozessausführer ist die HR-Abteilung heute allerdings noch zum größten Teil damit beschäftigt, operative Aufgaben umzusetzen. Dabei ist das Dokumentenmanagement eines der größten Zeitfresser. Das muss sich ändern, wenn das Unternehmen effizient bleiben will. Angefangen bei der Ablage der Dokumente, über die langwierige Suche von Dokumenten bis hin zur Dokumentenerzeugung brauchen viele Prozesse dringend ein digitales Make-over, um auch in Zukunft praktikabel zu sein. Dokumentenmanagement von heute muss schnell, sicher und effektiv sein. Die zeitaufwendige Archivierung, die endlose Suche nach der richtigen Mitarbeiterakte und das kostenaufwendige Verstauen zahlloser Papierakten sind Dinge, mit denen sich eine HR-Abteilung von heute nicht mehr belasten muss. Eine in das HCM-System integrierte digitale Personalakte bietet hier die optimale Lösung. Denn wer sich beim Tagesgeschäft immer noch an sein Papier klammert, wird im Rennen um das effizienteste HR-Management keine Chance haben.

Collaboration-Plattformen mit integrierter digitaler Personalakte

Auf dem Weg hin zu einem modernen Dokumentenmanagement sind auch die aktive, abteilungsübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit wichtig. Die Collaboration von Mitarbeitern, Führungskräften und HR-Abteilung verknüpft modernes Dokumentenmanagement mit der Erstellung, Koordination und Verwaltung von Dokumenten, damit HR-Aufgaben zukünftig dort bearbeitet werden, wo sie entstehen. So werden Mitarbeiter und Führungskräfte aktiv in einzelne Schritte von HR-Prozessen miteinbezogen, während die HR-Abteilung entlastet wird. Die HR-Abteilung agiert somit als Prozessdesigner für effektives Dokumentenmanagement und nicht mehr als alleinige ausführende Kraft im operativen Tagesgeschäft. Collaboration lässt ein Höchstmaß an Transparenz zu und beschleunigt HR-Prozesse enorm. So können Innovationen gefördert, die Unternehmenskultur verbessert, Kosten gesenkt und die Mitarbeiterbindung erhöht werden.

Vorteile einer integrierten digitalen Personalakte

  • Sie bietet ein strukturiertes Dokumentenmanagement von der Dokumentenerstellung bis hin zum Prozessmanagement.
  • Der standortübergreifende Zugriff auf die Akte sorgt für einen gleichen Informationstand aller Beteiligten.
  • Sie lässt sich nahtlos in das vorherrschende HCM integrieren und übernimmt vorhandene Berechtigungssysteme.
  • Das Arbeiten mit Wiedervorlagen und bestehenden Workflows verhindert Doppelarbeit und bietet Synergieeffekte.
  • Durch die case-sensitive Usability, kann die Dokumentensammlung auf die Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppen angepasst werden.
  • Der HRler kann automatisierte Workflows, die Volltextrecherche und die automatisierte Ablage nutzen, um sich das Arbeiten zu erleichtern.
  • Die Führungskräfte bekommen Einsicht in die Personalakten aller Teammitglieder.
  • Der Mitarbeiter hat jederzeit direkten Einblick in seine persönliche Mitarbeiterakte.
  • Durch die Skalierbarkeit lässt sich die aktuelle Mitarbeiterzahl bei Wachstum des Unternehmens flexibel anpassen.
  • Sie bietet ein hohes Maß an Agilität.
  • Die Betriebskosten bleiben kalkulierbar.
  • Der Datenschutz ist garantiert, dank der Absicherung durch Datensicherheit und Datenschutzkonformität nach deutschen Sicherheitsstandards.

Mit der digitalen Personalakte lassen sich alle Mitarbeiterinformationen unternehmensweit bündeln, zentral verwalten und bearbeiten. Sie bildet eine effektive Plattform für die strategische Ausrichtung der gesamten HR-Abteilung und ermöglicht ihr, eine beratende Funktion einzunehmen. Damit schafft sie einen erheblichen Mehrwert für das ganze Unternehmen. Denkt man an modernes Dokumentenmanagement, muss die HR-Abteilung raus aus dem starren, jahrzehntelang gezüchteten Verwaltungsdenken und sich gegenüber neuen Technologien öffnen.

Chancen nutzen

HR-Abteilungen sollten jede Möglichkeit wahrnehmen, die ihnen die Digitalisierung bietet und sich auf den technologischen Wandel einlassen. So lässt sich nicht nur das Image der eingestaubten Aktenschränke endlich beiseitelegen. Die neuen Technologien erleichtern langfristig die Arbeit innerhalb der HR-Abteilung und sparen Zeit und damit Kosten. Auch wenn sich der Aufgabenbereich der HR-Mitarbeiter dadurch verändernd wird. Die digitale Personalakte stellt die ersten Weichen hin zu einer digitalen Personalabteilung. Sie ist das Einstiegsmodell für mehr Effizienz. Sie hat alle nötigen Skills um die HR-Abteilung von der immer schwerer werdenden Last der administrativen Aufgaben zu befreien und schafft gleichzeitig neue Kapazitäten für vernachlässigte Themenbereiche wie das Recruiting und das Talentmanagement. So wird die Verbindung von cleverem Dokumentenmanagement mit langbewerten HR-Prozessen die HR-Arbeit revolutionieren.

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